Você inicia muitas tarefas, porém acaba poucas? De que forma suas tarefas são gerenciadas? Como você controla as tarefas bloqueadas, com impedimentos para realização?

O quadro de Kanban é uma ótima ferramenta para gerenciar as tarefas de um modo visual. Esta técnica foi desenvolvida pela Toyota na década de 1950 para o sistema de agendamento de logística e de produção de veículos. É uma ferramenta simples e que dá visibilidade para o fluxo de trabalho, expondo problemas que podem ser gargalos e anormalidades, e desperdícios que possam ser aprimorados.

O quadro de Kanban gera transparência ao processo por mostrar o que está sendo realmente realizado. Ele também ajuda a medir a produtividade por enxergar as tarefas do backlog a serem feitas, além das tarefas sendo feitas e as já feitas. Veja a figura a seguir de um quadro de Kanban com tarefas descritas em cartões.

Ilustração de um quadro de Kanban com tarefas descritas em cartões

O quadro de Kanban é flexível e pode ser personalizado com raias horizontais e verticais, além de utilizar símbolos e cores para as tarefas. Por exemplo, tarefas urgentes podem ser sinalizadas com a letra ‘U’, e tarefas não planejadas podem ser sinalizadas com a cor amarela. Por ser visual, ele fica presente o tempo todo perto de você, funcionando como um lembrete das tarefas prioritárias. Outras pessoas também podem acompanhar visualmente o que está sendo realizado, sem gerar interferências lhe questionando como anda a produção delas.

“Não basta apenas ver, é preciso enxergar”.

Essa é uma frase de gestão visual que ressalta a importância de perceber os detalhes no fluxo da realização das tarefas.

Criando e utilizando o quadro de Kanban

“Pare de começar e comece a terminar.”

Essa é uma das leis fundamentais de Kanban. A ideia é evitar ser multitarefa, e iniciar outra tarefa apenas quando acabar outra mais prioritária.

1. O quadro de Kanban é dividido em raias verticais (colunas) que representam cada etapa do fluxo de produção das tarefas. O fluxo é dado da esquerda para a direita.
2. São três raias básicas: A Fazer, Fazendo e Feito, representando qualquer fluxo de produção com entrada, processamento e saída.
3. Na raia A Fazer, ficam as tarefas a serem realizadas, ordenadas de acordo com a prioridade. Quanto maior a prioridade, mais no topo a tarefa ficará.
4. Na raia Fazendo, ficam as tarefas sendo realizadas. Para evitar ser multitarefa, realize apenas uma tarefa de cada vez, tendo apenas uma tarefa nesta raia.
5. Na raia Feito, ficam as tarefas já concluídas.
6. As tarefas mais prioritárias ficarão no topo de cada raia, e as de menor prioridade ficarão logo abaixo das de maior.
7. Você pode definir outras raias a partir das básicas. O Kanban é flexível e permite qualquer adaptação ao seu contexto. Utilize quantas raias verticais forem realmente necessárias.
8. Cada etapa pode possuir um limite de WIP (Work In Progress – trabalho em progresso). A preferência é de que o WIP seja igual a uma tarefa na etapa Fazendo, para que não se faça mais de uma tarefa ao mesmo tempo e se dê vazão à conclusão de tarefas.
9. Uma região do quadro pode ficar reservada para gerenciar as tarefas bloqueadas, que possuem algum impedimento. Normalmente, essa região fica abaixo da etapa Fazendo.
10. Você pode usar classes de serviço para as tarefas, sinalizadas em cores diferentes ou em raias horizontais. Classes de serviço podem ser as classes padrão (prioridade baixa), prioritária (prioridade normal), prazo fixo (prioridade alta) e urgente (prioridade muito alta). Você pode definir um prazo (em horas ou dias) para a realização de cada tarefa relacionada à sua classe de serviço.

Como criar o quadro de Kanban?

Você pode criar seu Kanban em meio físico ou em meio digital. No meio físico, pode-se criar o quadro utilizando uma folha A3, uma folha A4, uma cartolina, ou então colando fitas adesivas em um vidro ou uma parede. Post-its podem ser utilizados para representar as tarefas. O ideal é usar um post-it por tarefa, para poder movimentá-los.

Para gerenciar o quadro, você pode usar uma ótima ferramenta gratuita, disponível na web e também para smartphones, chamada Trello (https://trello.com/).”

O Kanban na atualidade é usado em diversos setores incluindo TI, você pode aprofundar seus conhecimentos em Kanban para melhorar o seu desempenho em suas atividades em projetos, trazendo mais agilidade e melhores resultados para a sua empresa em relação a na coordenação da produção de produtos e serviços e na  adaptação às  diferentes variações na produção destes, para identificar áreas de melhoria.

Por: Dionatan Moura