Kaizen é uma metodologia que busca a melhoria contínua dos processos, ao conservar a ideia de que mudanças pequenas, positivas e perpétuas podem trazer melhorias significativas.

Trata-se de uma filosofia que abraça várias práticas, métodos e conceitos, como o Just-In-Time, a padronização de processos, o uso eficiente dos recursos e a redução do desperdício.

Na prática, é um mindset que pode ser utilizado tanto na esfera pessoal, quanto corporativa. Em empresas, sua aplicação visa a melhoria de áreas específicas, a partir do envolvimento tanto de líderes quanto de funcionários, com intuito de realizar pequenas mudanças aqui e ali.

Assim, existe a visão de que essas pequenas alterações podem, ao decorrer do tempo, ocasionar um grande impacto e influenciar os resultados.

Como surgiu o Kaizen?

A origem da metodologia Kaizen, como uma ferramenta de controle de qualidade corporativa, pode ser mapeada nos anos logo após a Segunda Guerra Mundial, no Japão.

À época, o país enfrentava as consequências do grande conflito militar e as empresas precisavam racionar e utilizar com muita sabedoria seus recursos.

Foi esse o embrião de várias metodologias consagradas até hoje, como o Kanban. Já o Kaizen como conhecemos hoje se tornou famoso após a publicação do livro “Kaizen: A estratégia para o sucesso competitivo“, em 1986, por Masaaki Imai.

Esta foi a primeira vez que o termo foi apresentado ao mundo ocidental.

Naquele tempo, a metodologia Kaizen era apontada como o pilar para o lean manufacturing na Toyota, que impulsionou seu sucesso mundial.

Qual o objetivo da metodologia Kaizen?

O objetivo da metodologia Kaizen é promover uma cultura de melhoria contínua onde quer que seja aplicado.

Esse entendimento tem origem no próprio nome do conceito: “kai” significa “mudança” e “zen” está associada à “bondade”. Ou seja, mudar para melhorar.

Na prática, trata-se de um processo de controle estatístico capaz de melhorar todos os aspectos de um negócio.

Assim, na rotina empresarial, por exemplo, os funcionários são motivados a sugerir ideias que solucionem problemas em comum, de modo que eles não voltem a acontecer.

Desse modo, é possível encarar os problemas de frente, não permitindo que eles persistam e nem que se transformem em desafios ainda maiores.

É uma metodologia que ataca a raiz das situações problemáticas, visando grandes vitórias no médio e longo prazo.

Assim, funciona como um ciclo ininterrupto de melhoria.

Quais os princípios do Kaizen?

Por ser uma metodologia que define não apenas processos, mas um mindset, é baseada em alguns princípios norteadores. Que tal conferi-los?

Vale mencionar que a lista varia de fonte para fonte, especialmente porque o próprio conceito passou por mudanças e evoluções dos anos 1980 até hoje.

É comum encontrar listas com 10, 11 ou mesmo 15 princípios norteadores.

Com base no que diz o Kaizen Institute, separamos os 5 principais:

1. Conheça o seu cliente;
2. Deixe os processos fluírem, mas mire o desperdício zero;
3. Siga o Gemba: entenda o local de produção da sua empresa, ande por ela, entenda seu layout, dificuldades e desafios;
4. Seja transparente, utilize dados que transformem as ações de melhoria em resultados tangíveis;
5. Empodere as pessoas, organize e treine seus times.

Porém, vamos expandir essa lista, de modo a agregar outros pontos aos princípios mencionados. São eles:

• Não aceite o status quo;
• Não se baseie em achismos;
• Não se prenda ao perfeccionismo;
• Seja proativo na resolução de problemas;
• Junte informações e opiniões de várias fontes;
• Procure por soluções quando encontrar problemas;
• Crie um ambiente onde todos sintam-se motivados a contribuir;
• Seja criativa para encontrar melhorias pequenas e de baixo custo;
• Não aceite a causa “óbvia” para um problema, mergulhe no mesmo para achar sua verdadeira raiz;
• Nunca pare com as melhorias.

Quais são as etapas da metodologia Kaizen?

E afinal, como o Kaizen é aplicado em uma empresa? O principal ponto a se considerar é que a metodologia depende de um bom planejamento.

É por isso que normalmente se pensa na sua aplicação levando em conta três cenários: antes, durante e após a implementação das ações de melhoria.

Antes da aplicação, o objetivo é entender o cenário, quais os líderes, objetivos e o plano de ação.

Durante sua aplicação, acontecem os testes e o constante diálogo sobre o desenvolvimento das ações.

No pós-aplicação, há a apresentação de resultados, com a avaliação das conquistas e também das perdas. Essa inteligência vai servir para que a empresa revise seus processos e possa aplicar novas ações de melhoria.

Porém, como desenvolver o Kaizen, etapa por etapa? Separamos uma explicação a seguir, veja só:

• Identifique uma área de melhoria: comece com algo pequeno e que pode ser facilmente alterado.
• Análise: entenda o problema, quais as possíveis ações de melhoria possíveis?
• Desenvolva uma solução: qual das soluções melhor se encaixa em seu objetivo, (considere aspectos como menor desperdício e custo)?
• Implemente sua solução: é hora de colocar sua solução em ação.
• Analise os resultados: munido dos indicadores de performance, meça como a ação impactou o processo e determine se foi bem-sucedida ou não.
• Normalize a solução: a ação foi bem-sucedida e bem avaliada? Implemente-a de forma contínua, de modo que se torne o novo normal na situação específica.
• Continue o processo: resolveu um problema? Parta para o próximo desafio e repita esse processo. Você pode replicar em várias áreas do negócio.

Metodologia Kaizen: vantagens e desvantagens

Como qualquer metodologia de negócios, existem diferentes visões sobre o Kaizen. Há vantagens e desvantagens sobre sua aplicação em um negócio.

Essas desvantagens normalmente têm relação com a forma que o negócio é gerenciado. Em uma empresa com um ciclo produtivo muito longo, por exemplo, ele pode ser um problema.

Que tal conferir em detalhes? Separamos os pontos positivos e negativos da metodologia de melhoria contínua, confira:

Vantagens

• Melhorias graduais podem criar uma cultura adepta à mudança;
• Evita que as organizações abandonem ações de mudança por conta de resistência interna;
• Incentiva que sempre haja um “pente-fino” sobre os processos, evitando erros e desperdícios;
• Com menos erros, há menor necessidade de investir em supervisão, inspeção e manutenção corretiva;
• Melhor moral dos funcionários, já que a metodologia incentiva um maior senso de valor e propósito;
• Otimiza o trabalho em equipe, já que os funcionários pensam além das questões específicas do seu setor;
• O foco no cliente aumenta, já que o time se torna mais consciente dos requisitos do cliente.

Desvantagens

• Empresas com cultura organizacional e comunicação mais fechadas podem necessitar alterar significativamente suas estruturas para criar um ambiente receptivo;
• Se não for bem gerenciado, o Kaizen pode criar certo ânimo no começo, mas durar pouco tempo, o que ocasiona um abandono da metodologia.

Em quais setores da empresa a metodologia Kaizen pode ser usada?

Na prática, o Kaizen pode ser aplicado em toda empresa. Como metodologia, é extremamente democrática no ambiente empresarial.

Porém, um ponto importante é que as empresas devem aplicá-lo em cima de problemas que, se resolvidos, apresentem melhor retorno financeiro.

Por isso, seja na gestão financeira ou no chão de fábrica, independe onde o Kaizen será implementado: ele trará resultados!

Em geral, indicamos considerar que o Kaizen atua nos seguintes pontos:

• Qualidade: um dos focos de aprimoramento das melhorias;
• Custo: uma das consequências de melhorar continuamente processos;
• Produtividade: cobrir gaps operacionais ajuda a empresa melhorar o fluxo de processos e otimizar sua cadeia de valor;
• Gestão: com processos mais otimizados, é mais fácil monitorar indicadores e gerenciar mudanças;
• Segurança: capacidade de tornar o ambiente de trabalho mais seguro e sustentável.

Como a metodologia Kaizen é aplicada nas empresas?

Conforme a própria literatura de Imai, existem três formas de se implementar a metodologia em um negócio:

• Administração: envolve as questões mais importantes e estratégicas do negócio;
• Grupo: manutenção de pontos como o espírito de equipe, engajamento nos processos e cumprimento de metas;
• Pessoas: estimular indivíduos a apresentarem melhores resultados em suas entregas, com ferramentas como avaliação de desempenho, entre outros.

Agora, sobre a aplicação prática, o framework vai depender do que a sua empresa escolher e da área em que for aplicada.

Existem várias ferramentas que podem ser utilizadas, como o 5S, Just-in-Time, Kanban, 5W2H, cadeia de valor, entre outros.

É difícil indicar apenas uma para que a sua empresa utilize. A dica é conhecer mais sobre cada uma e testá-las.

Normalmente, o 5S combina com o chão de fábrica e a metodologia lean, o que garante maior eficiência na produção.

O Just-in-Time e Kanban são excelentes no controle de estoque e outras tarefas de backoffice.

Já o 5W2H é interessante para questões mais subjetivas, como a busca pela raiz de um problema específico.

Já a cadeia de valor tem aplicação como uma ferramenta analítica, capaz de identificar oportunidades de melhoria e redução de desperdícios.

Kaizen: exemplos

Como mencionamos, o Kaizen é extremamente popular porque é funcional. Um dos exemplos mais notórios é a própria Toyota, fabricante japonesa responsável pela aplicação desta metodologia.

No entanto, ao longo dos anos, várias outras organizações a implementaram e utilizaram, a ponto de produzirem excelentes cases.

Uma dessas empresas é outra fabricante de veículos, a Ford, que utilizou o Kaizen no meio da década de 2000 para evitar sérias complicações financeiras.

Além disso, o estúdio de animação Pixar aplicou o Kaizen em busca da criação de uma cultura de melhoria contínua, assim, seria possível mitigar os riscos na produção de filmes.

Metodologia Kaizen e Lean: entenda como se relacionam

A metodologia Kaizen e Lean são relacionadas. A primeira é parte inerente da aplicação da outra.

Na prática, é considerado um dos pilares do método lead, com foco na eliminação de desperdícios e, como você já viu, melhoria contínua.

Um dos princípios norteadores do lean é, justamente, a possibilidade de melhorar os processos de maneira contínua.

Porém, o Kaizen não é uma metodologia de gestão de pessoas, pois seu foco é transformar o ambiente como um todo.

Assim, as iniciativas são movidas a partir do fundo, enquanto “falta” apoio e direção estratégica de cima.

É aqui que o lean se encaixa, ao empoderar o Kaizen com valores estratégicos.

Os melhores livros sobre a metodologia Kaizen

E você, busca aprender mais sobre essa metodologia e como aplicá-la em seu negócio? Separamos alguns dos melhores livros acerca do tema, veja só:

• “Kaizen: The Key To Japan’s Competitive Success” de Masaaki Imai (Amazon, edição em inglês);
• “Kaizen e Implementação de Eventos Kaizen” de Chris A. Ortiz (Amazon),
• “Gemba Kaizen: Uma Abordagem de Bom Senso à Estratégia de Melhoria Contínua” de Masaaki Imai (Amazon).

Conclusão

Gostou de aprender mais sobre o Kaizen? Essa metodologia, embora com décadas de existência, ainda pode transformar operações e salvar empresas…

Esperamos que esse guia ajude você a compreender mais sobre o assunto, sua importância e como aplicá-lo em seu negócio.”